Nos encontramos en la era de la digitalización y en  situación de plantearnos nuevos objetivos basados en el Big Data. La capacidad de almacenamiento ha incrementado exponencialmente en los últimos años, esto ha permitido que desde hace tiempo las administraciones dispongan de enormes bases de datos. Para gestionar, almacenar, aprovechar y exportar esta información, es imprescindible implementar la digitalización.

  1. La transformación digital del sector judicial
  2. ¿Cómo saber qué herramientas digitales necesito?
  3. Tipos de Herramientas digitales
  4. Beneficios de utilizar herramientas digitales.

 

1. La transformación digital del sector judicial

Los bufetes de abogados están confiando cada vez más en la tecnología digital. Un estudio realizado por la consultora Opinaia reveló que tres de cada cuatro profesionales del derecho aumentó su uso de tecnología entre 2020 y 2021.

En España, se están implantando también medidas enfocadas a la digitalización de la justicia. Prueba de ello es el Plan justicia 2030, basado en 3 pilares:

  1. Ley de eficiencia digital del servicio público de justicia: se busca crear una nueva arquitectura de información basada en datos y garantizar la seguridad jurídica digital en los procedimientos.
  2. Analítica legislativa/judicial: se va a disponer de un Big Data con grandes cantidades de informaciones difíciles de procesar. Para hacerlo se requiere de la implementación de la inteligencia artificial que facilitará un procesamiento rápido para una justicia inteligente.
  3. Actuaciones telemáticas: el objetivo del proyecto es poner en marcha actuaciones que permitan la gestión telemática mediante tres subproyectos: Inmediación digital y servicios no presenciales, Fe Pública digital, puesto de trabajo deslocalizado y teletrabajo.

 

2. ¿Cómo saber qué herramientas digitales necesito?

Como bien sabemos no todas las empresas son iguales, pueden variar tanto la metodología de trabajo, los objetivos de la compañía, la cultura organizacional, o la cartera de clientes que manejan, por eso es importante conocer los aspectos que se deben tomar en cuenta para escoger las herramientas digitales que mejor se adapten a las necesidades de la empresa:

  1. Definir cuál es el problema para conocer en donde se encuentra la dificultad
  2. Conocer qué tipo de herramienta digital se requiere: cuando ya se identifica el problema, se puede indagar en las diferentes plataformas que puedan resolver las necesidades.
  3. Pensar en cómo aplicar la herramienta en el sector: muchas de estas soluciones vienen de especialistas del sector de TI que no necesariamente conocen a profundidad la industria legal, por lo que siempre es bueno pensar cómo se aplicaría la herramienta en el trabajo diario.

Si bien existen numerosos software especializados en legaltech, escoger las mejores herramientas para abogados debe hacerse cuidadosamente, ya que el objetivo es hacer el trabajo más eficiente y práctico, en lugar de volverse una carga innecesaria.

Antes de escoger un software para abogados es recomendable tener en cuenta los siguientes factores:

  • La tecnología más recomendable para este tipo de software son las tecnologías cloud o en la nube 
  • Un buen software legaltech proporciona un alto nivel de seguridad
  • Los software para abogados más eficientes son versátiles y permiten personalizar el trabajo
  • Cuanta más compatibilidad entre sistemas presente el software, mejor
  • El precio de la herramienta debe ajustarse a las necesidades de la firma

 

3. Tipos de Herramientas digitales

Existen numerosas herramientas digitales basadas en la Inteligencia Artificial. Estas son sus características más destacadas:

  • CRM (Customer Relationship Management): es la base de datos con la información de todos nuestros clientes. Nos ayuda a organizar la agenda.
  • CMS (Case Management Software): es la gestión de casos legales que ayuda a las firmas de abogados a gestionar el ciclo de vida de un caso a través del manejo de procesos, documentos, demandas, etc.
  • Hojas de horas: imprescindibles para llevar un seguimiento de la facturación y contabilidad en el despacho. El área financiera no puede descuidarse.
  • Firma digital: es fundamental incorporar esta solución, que facilita la comunicación con clientes, juzgados y otros despachos.
  • Software de Transcripción: la transcripción jurídica es la conversión de cualquier material legal y de audio a formato de texto. Un ejemplo de esto es el software PROBUS: una plataforma online para profesionales de la abogacía que permite transcribir, indexar, analizar y editar contenidos de grabaciones en vídeo o audio de vistas judiciales, arbitrajes y declaraciones.

 

4. Beneficios de la digitalización en el sector legal

#1. Las herramientas de flujo de trabajo legal ayudan a eliminar el error humano de sus documentos legales y procedimientos de casos. Por lo tanto, se produce un ahorro de tiempo para tratar con los clientes y sus casos en lugar de solucionar errores.

#2. En el ámbito legal, la seguridad es primordial. La protección de datos del cliente es una tarea desafiante en las prácticas legales convencionales. Para evitar robos, copia de datos o pérdida de información es muy recomendable trabajar con un sistema de procesamiento de documentos legales.

#3. En España los sistemas todavía no son compatibles entre comunidades autónomas que pueden derivar en problemas de competencias. Hay muchos inconvenientes por la falta de comunicación entre administraciones. Esta situación mejorará en cuanto se implante un sistema de software centralizado.

#4. La mayoría de las firmas legales necesitan contratar equipos de asistentes legales solo para realizar un seguimiento de los cambios legislativos que ocurren en todo el mundo. Es un gasto de capital enorme. Puede invertir en software asequible de inteligencia de datos legales y reducir costes de personal innecesario.

#5. Muchos juzgados tienen salas enteras llenas de expedientes. Los casos legales incluyen miles de referencias al código penal, citas de casos históricos, documentos legales, etc. Recopilarlos en un solo lugar de manera ordenada requiere muchas horas facturables. Con un software digital se puede acceder a ellos fácil y rápidamente.

*  *  *

El potencial de la aplicación de las técnicas basadas en Inteligencia Artificial especializadas en el ámbito de la Administración de Justicia, tal como es el software de transcripción de Probus puede contribuir de forma notable a una mejora en la Justicia, ya que permitiría ser  más transparente, eficiente, ágil y eficaz, y ofrecer un servicio más cercano y de calidad al ciudadano.