CASO DE ÉXITO
Gabinete Jurídico JCCM
(Junta de Comunidades de Castilla la Mancha)
Probus ha permitido al Gabinete Jurídico de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha (JCCM) marcar un hito significativo en su camino hacia la eficiencia operativa al enfrentarse a la complejidad de gestionar una gran cantidad de grabaciones en video y procedimientos legales, así como realizar las transcripciones correspondientes. El equipo se encontraba en la búsqueda de una solución que pudiera optimizar su trabajo, mejorar la gestión de archivos y promover la colaboración entre sus miembros de sus 5 sedes.
Situación inicial
El Gabinete Jurídico de Castilla-La Mancha, encargado de representar y defender los intereses legales de la Administración regional, se enfrentaba a la complejidad de gestionar extensos archivos de grabaciones legales en video. Esta preocupación por mejorar la gestión documental se había arraigado con el tiempo, buscando un enfoque que les permitiera optimizar su trabajo y maximizar la eficiencia en el manejo de sus expedientes. Con una herramienta interna implementada desde 2014, habían ido ampliando su alcance para abarcar las necesidades de diversas consejerías y el consejo consultivo. Sin embargo, la gestión de pleitos prolongados demandaba un considerable esfuerzo y tiempo escuchando horas de grabación, lo que requería una solución más ágil y eficaz.
Solución
La introducción de Probus representó un cambio fundamental en la dinámica de trabajo del Gabinete. Mediante una versión personalizada en la nube, con capacidad para 50 usuarios repartidos por las 5 sedes, se brindó una herramienta escalable y adaptable a las necesidades específicas del equipo legal. Esta solución no solo ofrecía una gestión optimizada de archivos, sino que también proporcionaba campos personalizados para búsquedas y opciones de ampliación, lo que garantiza una adaptabilidad continua a medida que las demandas del trabajo evolucionan. La implementación de Probus se llevó a cabo de manera eficiente, con una capacitación para letrados y administrativos, lo que minimizó la necesidad de su soporte informático y permitió una transición rápida y fluida hacia la nueva plataforma.
Con Probus, el Gabinete Jurídico de Castilla-La Mancha ha elevado su eficiencia operativa a nuevos estándares, optimizando la gestión documental, agilizando procesos y fortaleciendo la colaboración entre su equipo legal. Esta exitosa implementación demuestra el compromiso del Gabinete con la excelencia en el servicio público y su capacidad para adoptar soluciones innovadoras que impulsen el progreso y la eficiencia en su labor diaria.
Resultados
El impacto de Probus fue inmediato y significativo. La plataforma no solo agilizó la transcripción de juicios y visitas, sino que también optimizó la gestión de archivos, permitiendo un acceso rápido y organizado a la información clave. La mejora en el trabajo colaborativo fue notable, facilitando la comunicación y compartición de datos entre letrados distribuidos en diferentes sedes. Además, el soporte y seguridad integrada en Probus brindó una tranquilidad adicional al equipo, garantizando la integridad y confidencialidad de los archivos legales.
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